Pour un stockage optimal de vos documents d'entreprise

Une entreprise doit conserver, durant un certain temps, de nombreux documents administratifs, comme ses statuts, des contrats de travail, des bulletins de paie ou encore des déclarations fiscales. Il existe diverses solutions pour les stocker dans les meilleures conditions.

Des documents à conserver longtemps

Si la question du stockage de ses documents doit être envisagée avec grand soin par une entreprise, c’est que que les papiers administratifs à conserver sont nombreux et qu’il faut les garder un certain temps.

Si vous vous demandez, à propos des papiers administratifs combien de temps les garder, la réponse dépendra de la nature des documents. En effet, ces délais de conservation sont très variables.

Ainsi, les contrats doivent être conservés durant 10 ans, s’ils sont conclus par voie électronique, et les documents bancaires pendant 5 ans. C’est aussi le délai qu’il faut compter pour les fiches de paie ou les déclarations d’accidents du travail. Ce ne sont bien sûr là que quelques exemples.

Les méthodes traditionnelles de conservation

Après vous être demandé quel papier administratif garder, il faut vous interroger sur les moyens de les conserver. Il existe des solutions fonctionnelles pour stocker vos documents administratifs dans des conditions optimales de conservation.

Ainsi, les boites de rangement pour papiers administratifs, disponibles dans le commerce, sont assez vastes pour en assurer la conservation. Certains modèles sont équipés de poignées latérales,pour un transport plus facile.

D’autres sont dotés de dossiers suspendus, qui facilitent le rangement. Ces boîtes, parfaites pour le stockage des papiers administratifs, peuvent être placées dans des armoires spécifiques, installées dans les bureaux ou des locaux conçus à cet usage.

Pensez au self stockage

Au fil du temps, les documents administratifs finissent par prendre beaucoup de place. Et ils paraissent d’autant plus envahissants qu’on n’en a pas forcément besoin chaque jour. Aussi une entreprise souhaitant dégager de la place, pour un temps, ou ne disposant pas encore de locaux réservés à la conservation des documents, peut-elle recourir au self stockage.

Elle pourra ainsi louer des espaces de stockage sécurisés et adaptés à ses besoins propres. Les conditions de location, très souples et les prix d’un garde meuble sont parfois très attractif. De plus, certains prestataires comme HOMEBOX.FR permettent de retenir le local pour la durée qui vous convient, ce qui apporte une agilité indéniable à vos processus. Les solutions de stockage adaptées aux besoins des professionnels ne manquent donc pas.

L’avantage des « durées à la carte », c’est que vous ne payez que pour la durée qui vous est nécessaire. Si vous n’avez que des besoins ponctuels de conservation, cette solution est bien préférable à la location d’un entrepôt à l’année. Si vous ne savez pas comment choisir un garde meuble, il existe plusieurs articles détaillés pour vous aider à faire les meilleurs choix en fonction du prestataires.

La numérisation des documents administratifs

L’organisation des papiers administratifs peut enfin passer par leur conservation numérique. Cette numérisation peut se faire au moyen d’un logiciel spécifique. Le recours à un serveur d’entreprise est également possible; il permettra de mettre en place un réseau informatique adapté aux besoinsde l’entreprise.

Apportée par un spécialiste, une aide pour les papiers administratifs peut faciliter l’installation correcte de ce réseau.La seconde étape de cette conservation des papiers administratifs et des factures est leur classement,en fonction de critères spécifiques. Il faudra également prévoir, selon les personnes, une limitation d’accès à certains documents.Confrontées à la conservation obligatoire, durant une période donnée, de certains documents administratifs, certaines entreprises les stockent dans des boîtes de rangement et des armoires conçues à cet effet, d’autres ont recours au self stockage ou entreprennent la numérisation de l’ensemble de leur documentation.Si vous souhaitez en savoir plus, vous trouverez plus d’infos sur l’archivage des papiers administratifs via ce lien du service public