Objectif du poste
L’office manager intervient en support des chefs de projets et des consultants pour assurer la gestion administrative des comptes clients et le bon fonctionnement du bureau, sa coordination et sa supervision. Il/elle pourra également intervenir en support sur la partie administrative des réponses à appels d’offres.

Missions
Gestion des locaux :
-Traitement du courrier entrant et sortant
-Réponse aux appels téléphoniques entrants
-Accueil des visiteurs
-Gestion des services généraux :
>Gestion des prestataires
>Passation des commandes et suivi des stocks de fournitures
>Assistance dans la gestion administrative (traitement des chèques, classement/archivage de documents, etc.) et du relais de l’information

Suivi administratif de comptes clients :
-Rédiger les devis et les conventions de formation
-Enregistrer les contrats clients et les différentes pièces juridiques
-Traiter les différentes tâches administratives liées aux contrats (envoi des documents légaux, enregistrement et envoi des fiches d’évaluation, etc.)
-Tenir à jour les différentes informations dans l’outil de gestion (commande, facturation…)
-Assurer la tenue à jour du dossier des prestations
-Envoyer les vademacums aux clients et/ou stagiaires
-Intervenir en support pour le staffing des formateurs (trouver des dates, gérer les restaffings, créer les évènements dans les agendas, etc.)

Facturation :
-Effectuer la facturation sur les comptes qui lui sont rattachés
-Associer les frais de la mission sur l’outil de gestion et s’assurer du respect de la politique voyage de Greenworking ou du client
-Assurer le suivi des règlements clients et compléter l’outil de gestion
-Assurer les relances en cas de non-respect des délais

Gestion de la satisfaction clients :
-Assurer la gestion des questionnaires de satisfaction clients
-Etablir des synthèses de satisfaction par client et/ou formation

Appels d’offres publics :
-Assurer la partie administrative des appels d’offres publics

PROFIL RECHERCHE
Vous êtes issu(e) d’une formation allant de Bac+2 à Bac+5 en gestion.
Réactivité, organisation, rigueur, polyvalence, aisance relationnelle et sens des priorités sont les atouts fondamentaux pour mener à bien vos missions. Vous êtes débrouillard(e) et avez l’esprit d’équipe.
Vous avez enfin envie d’intégrer une équipe de passionnés et de vivre une grande aventure humaine !
Vous bénéficiez d’une première expérience similaire d’au moins 3 ans.
Vous avez une bonne maîtrise des outils Office (Outlook, Word, Excel, Powerpoint). La maîtrise de l’anglais écrit sera appréciée.