Expensya forme ses employés à l'IA

Expensya met l’IA au cœur de la formation de ses salariés

Expensya, la scale-up faisant désormais partie intégrante de Medius et spécialisée dans la gestion des dépenses professionnelles, a déployé une stratégie ambitieuse dès 2022 pour former ses 200 employés à l’utilisation de l’IA et transformer ainsi leur manière de travailler.

Former les salariés pour surmonter les préoccupations liées à l’IA

Cette démarche s’inscrit dans une volonté de faire comprendre l’immense potentiel de l’IA et de rassurer les employés face à la crainte que l’IA ne les remplace. Au contraire, dans un contexte de pénurie des talents et de difficultés de recrutement, l’IA est un véritable assistant qui les aide en continu. Une première étape a été l’intervention d’un expert, initiée à travers une formation intitulée “Now Possible”. Cette formation, lancée il y a un an et demi, sensibilise les employés au développement de l’IA et vise à déconstruire les préjugés souvent associés à cette technologie. En parallèle, Expensya a mis en place des accès à différents outils, dont une variante sécurisée de ChatGPT conforme au RGPD.
« Cette initiative vise non seulement à équiper les salariés des outils nécessaires, mais également à les familiariser avec les applications pratiques de l’IA dans leur quotidien professionnel. » déclare Karim Jouini, co-fondateur d’Expensya.

Une charte d’utilisation de l’IA pour bien maîtriser les usages

L’intelligence artificielle permet aux différents services de l’entreprise d’accroître leur productivité :
Pour les commerciaux, l’IA permet notamment de pré remplir les questionnaires lors d’appels d’offres ou encore de pouvoir répondre plus rapidement aux questions des clients et des prospects.
Le site internet d’Expensya étant disponible en plusieurs langues, l’utilisation de l’IA permet un gain de temps non négligeable dans la traduction des nouvelles pages du site.
Au niveau des ressources humaines l’IA permet de répondre facilement aux questions concrètes que se posent les salariés sur les congés, les jours fériés…
Afin d’encadrer l’utilisation de l’IA, une charte a été élaborée définissant les usages possibles chez Expensya. Des contrats ont également été signés avec les fournisseurs d’outils IA pour garantir la qualité des solutions mises à disposition.

Expensya a adopté une approche proactive pour encourager les salariés à utiliser l’IA. Des mesures incitatives comme la mise en place de bonus liés à l’utilisation de l’IA ont été instaurées pour montrer que cette technologie n’est pas contre eux, mais plutôt pour leur bénéfice.
« Bien utilisée, l’IA est un outil formidable pour optimiser le travail quotidien de nos salariés. Des applications commerciales à la gestion des ressources humaines, des développeurs aux traducteurs, l’IA offre des “super pouvoirs” là où les approches manuelles atteignent leurs limites. » ajoute Karim Jouini.
Un bonus octroyé en fonction de l’utilisation de l’IA au quotidien
Lors des évaluations de performances, une partie du bonus est attribuée en fonction du niveau d’utilisation de l’IA. Après un an de formation des salariés, les données d’usage montrent que 60% des salariés utilisent l’IA en moyenne 100 fois par mois, un seuil défini par l’entreprise pour déclencher un bonus. Les 40% restants sont activement impliqués pour explorer comment l’IA peut être encore plus intégrée à leurs activités.

« L’adoption de l’IA ne dépend pas de facteurs générationnels, mais plutôt de cas d’usage et de la culture de performance au sein de l’entreprise. C’est pourquoi nous accompagnons nos salariés pour qu’ils comprennent comment l’intelligence artificielle est un assistant qui peut s’avérer très précieux.» conclut Karim Jouini.