Expensya choisit par les Arts Florissants pour gérer leurs dépenses professionnelles

Expensya accompagne Les Arts Florissants dans la gestion de leurs dépenses professionnelles

Expensya, la scale-up faisant désormais partie intégrante de Medius et spécialisée dans la gestion des dépenses professionnelles, accompagne depuis l’automne 2022, Les Arts Florissants, ensemble de musique baroque fondé en 1979, dans la gestion de leurs dépenses professionnelles.

La gestion des notes de frais est une tâche administrative complexe et souvent fastidieuse pour les entreprises de toutes tailles. Elle implique la collecte, la vérification et le remboursement des dépenses engagées par les employés dans le cadre de leurs activités professionnelles.

Véritablement construit autour du patrimoine et du spectacle vivant, Les Arts Florissants regroupent plus de 200 artistes (dont une quinzaine de salariés permanents) et donnent plus de 100 concerts par saison. Étant une structure artistique,faciliter les paiements des collaborateurs, améliorer le suivi des justificatifs et réduire la quantité de reçus papier, tels étaient les challenges auxquels faisaient face Les Arts Florissants.

Une gestion des dépenses complexe

Les artistes permanents et les salariés des Arts Florissants, en tant qu’ensemble musical se produisant sur scène et sont régulièrement en déplacement. Ils engagent donc immanquablement des dépenses professionnelles de repas, d’hôtel, de courses ou de taxi qu’ils doivent se faire rembourser. Avant de commencer à utiliser Expensya, toute leur gestion des dépenses professionnelles était sous format papier et prenait beaucoup de temps de traitement, tant pour les employés que pour le comptable.

« Nous utilisions déjà des cartes d’entreprise, mais la gestion des justificatifs était très compliquée. Il y avait de plus en plus de dépenses logistiques à payer par carte. » explique Muriel Batier, administratrice générale Les Arts Florissants.

Les collaborateurs devaient régler beaucoup de frais eux-mêmes avant de recevoir un remboursement de la part des Arts Florissants, la structure utilisait des cartes de paiement professionnelles, mais il n’y en avait pas assez pour tout le monde. L’absence de solution de gestion des frais rendait les transactions peu pratiques, car de nombreux marchands refusent désormais les paiements sur facture ou par virement. Il pouvait arriver qu’un des salariés avec carte soit sollicité pour payer à distance, même durant ses vacances ou encore que certains se retrouvent à payer personnellement leurs dépenses professionnelles.

Ces moyens de gérer les frais au sein des Arts Florissants créa une situation de stress auprès des équipes qui ne souhaitaient plus faire usage de ces cartes, avec un temps d’attente très long en matière de remboursement, mais aussi, beaucoup de professionnels oubliant de transmettre leurs justificatifs voire même de les perdre.

“Je me retrouvais avec des personnes qui oubliaient d’envoyer leurs justificatifs. Dans ce contexte, la structure était à la recherche d’un outil permettant de faciliter les paiements de ses collaborateurs, sans pour autant perdre le contrôle sur les budgets alloués.” explique Muriel Batier, Administratrice Générale Les Arts Florissants.

Une gestion fluide et transparente des frais

L’ensemble musical adopte la solution Expensya à l’automne 2022, après avoir digitalisé la gestion de ses dépenses professionnelles. Ayant d’abord opté pour l’un des partenaires d’Expensya, Inextenso, pour la dématérialisation de leur comptabilité d’entreprise, ce dernier a ensuite recommandé la solution de gestion de dépenses aux Arts Florissants.

« Je pense qu’Expensya est très attractif pour notre type d’entreprise », déclare Muriel Batier.

Afin de répondre aux besoins de paiements professionnels de ses salariés, tout en gardant la main sur les budgets, la structure choisit de prendre 8 cartes Expensya. Presque immédiatement, un changement positif se fait ressentir. Les salariés peuvent désormais directement payer avec leur carte Expensya, virtuelle ou physique, qu’ils peuvent facilement activer en ligne depuis leur espace personnel. Il leur suffit de demander un budget pour ensuite en profiter librement et sans encombre.

La gestion des justificatifs des dépenses engagées par les salariés, jusque-là compliquée, se simplifie fortement, grâce au système de scan d’Expensya. Les collaborateurs peuvent désormais prendre en photo leurs reçus en temps réel après avoir effectué une dépense. Ainsi, moins de pertes ou d’oublis sont enregistrés, mais également moins de stress du côté de la comptabilité ainsi que de celui des collaborateurs.

Le contrôle des budgets et donc des dépenses des salariés est un autre point positif très apprécié des collaborateurs des Arts Florissants.

Gain de temps et simplification du traitement des notes de frais

« Notre ancien système empêchait parfois l’activité de bien se faire, parce que les salariés ne pouvaient pas engager les dépenses ou alors les engageaient de manière personnelle pour ensuite se faire rembourser. Les cartes Expensya ont donc très bien résolu ce problème. » déclare Muriel Batier.

Les salariés et l’équipe comptabilité peuvent catégoriser toutes les dépenses engagées (repas, hôtel, train, etc.), facilitant ainsi grandement leur gestion et leur classement par type de dépense et réduisant ainsi le temps de traitement. La solution Expensya a permis de réduire le temps de tri et d’envoi de ses justificatifs de 4 à 1 heure par mois.

“Au lieu de quatre heures, je vais mettre une heure sans compter l’envoi, parce que c’est très rapide. Si je prends un billet de train, dès que j’ai le justificatif, je l’envoie par e-mail à [email protected], et il est tout de suite mis en correspondance”, témoigne-t-elle.

En outre, le contrôle des budgets et des dépenses des salariés est un autre point positif très apprécié des collaborateurs des arts florissants. Aucune dépense professionnelle par carte Expensya ne peut être faite sans que le budget du salarié n’ait été validé auparavant par son responsable, mettant fin aux budgets dépassés, aux limitations trop contraignantes et aux problèmes de suivi. Avec Expensya, il est assuré qu’il y a toujours une validation avant que la dépense ne soit envoyée à la comptabilité, offrant ainsi un contrôle supplémentaire.