Delegatio est retenu par Groupama pour optimiser le suivi des délégations

Delegatio accompagne Groupama dans l’harmonisation de ses pratiques CSE

Delegatio, solution de SIRH intuitive de suivi des heures de délégation pour les entreprises, a été choisie par le groupe Groupama pour les accompagner dans l’harmonisation de ses pratiques de suivi des heures de délégation. Au total, près de 580 utilisateurs (élus, RH et administrateurs) répartis dans neuf instances bénéficient de la solution : les CSE de Groupama Assurances Mutuelles ; Groupama Gan Vie ; Groupama Supports & Services ; Gan Assurances ; Gan Prévoyance et Gan Patrimoine, qui ensemble forment l’instance de l’Unité Économique et Sociale (UES) ; l’instance du groupe Groupama et l’instance du Comité Interentreprises.

Homogénéiser les règles et le suivi des heures de délégation

C’est lors de la mise en place des ordonnances Macron et de l’introduction des nouvelles règles de gestion du temps consacré par les représentants à leur délégation que Groupama s’est questionné sur la mise en place d’un outil.

« Nous souhaitions homogénéiser et faciliter le suivi des heures de délégation dans les six entreprises. Certaines suivaient les heures au format papier, d’autres au format Excel et certaines ne les suivaient pas de manière exhaustive. Il y a eu un besoin réciproque des organisations syndicales et de la Direction de mettre en place cet outil car le suivi devenait trop complexe. » déclare Armelle Lonlas, Responsable des relations sociales de l’UES.

« Les règles associées aux mandats diffèrent en fonction de chaque périmètre. Chaque instance possède ses propres règles et certains élus disposent de mandats au sein de plusieurs périmètres (Groupe, UES, établissement…), ce qui rendait le suivi encore plus compliqué. Nous voulions un outil digital qui simplifierait la gestion et ferait gagner du temps aux élus. » ajoute Chloé Santinho, Juriste en droit social de l’UES.

Un groupe de travail a donc été créé afin d’initier le projet. Une recherche d’outils en interne a d’abord été faite avant de se tourner vers les solutions disponibles sur le marché. Groupama a retenu Delegatio à la suite d’un appel d’offres et les premières discussions ont commencé en 2021.

Définir un cadre avant de paramétrer l’outil, une étape indispensable

La première étape fut de faire un état des lieux des règles des différents périmètres (UES, établissement, Inter-entreprises, Groupe) puis de statuer sur ces règles, en collaboration avec les représentants des six entreprises, afin de poser le cadre et paramétrer l’outil.

«Cette étape a été cruciale pour l’avancement du projet. Delegatio, a su nous accompagner pour bien formaliser nos besoins et nous a aidé à trancher quant à certaines règles » précise Armelle Lonlas.

Après cette phase de paramétrage, des démonstrations de l’outil ont été réalisées dans les différentes instances afin de montrer sa facilité d’utilisation et de présenter les différentes fonctionnalités.

« Les partages et la mutualisation des heures de délégation ont été les fonctionnalités qui ont rencontré le plus de succès lors des démonstrations auprès des représentants du personnel. La possibilité d’objectiver les emplois du temps pour les élus et la plus grande visibilité pour les managers ont facilité l’adoption de l’outil Delegatio. » ajoute Chloé Santinho.

« Mettre en place un outil de suivi des heures de délégation prend du temps. Chaque entreprise possède ses spécificités et il est important de bien les intégrer. La solution Delegatio centralise les activités des entreprises pour les rendre plus autonomes et plus transparentes dans la gestion du temps. Elle permet également une valorisation du rôle des représentants au sein des différentes structures et va donc apporter aux managers les informations en temps réel ce qui renforce le dialogue social en entreprise. » déclare Mathilde Bennetot, Cheffe de projet chez Delegatio.

Plusieurs guides et formations ainsi qu’une phase de test de quatre mois ont été proposés aux utilisateurs afin qu’ils s’approprient au mieux l’outil avant sa mise en place officielle le 1er mai 2023.

Une gestion facilitée, une plus grande visibilité et un gain de temps considérable pour toutes les parties prenantes

Le bilan de ces premiers mois d’utilisation est sans appel : l’outil est utilisé par toutes les instances depuis le 1er mai. La solution permet aux élus d’avoir une plus grande visibilité sur l’ensemble de leurs mandats et d’avoir un historique des heures déclarées, ce qui n’était pas le cas précédemment.

Enfin l’utilisation de la solution Delegatio a également facilité la gestion des enveloppes d’heures globales et des dons.

« Nous avions une grande complexité en termes de gestion des heures et Delegatio a su répondre à cette problématique. Nous partions de loin et nous avons aujourd’hui un outil qui fonctionne et qui est utilisé par la quasi-totalité des élus, ce n’est pas rien ! Nous sommes à la fois très satisfaits de la solution mais également de l’accompagnement proposé. » précise Armelle Lonlas.

« L’outil Delegatio est ergonomique et simple d’utilisation. Une fois pris en main, nous ne sommes pas obligés de dépendre de Delegatio pour ajouter ou changer un paramètre, ce qui nous permet une plus grande autonomie. Enfin nous apprécions la possibilité de faire la jonction avec nos autres outils de gestion du temps de travail des collaborateurs, ce qui permet à toutes les parties prenantes (RH, managers, élus…) d’avoir une plus grande visibilité sur les emplois du temps et l’organisation opérationnelle. » conclut Chloé Santinho.