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Comment organiser des réunions en ligne !

#blog Dernière mise à jour : 30/12/2021

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Avec le Covid, le télétravail s’est imposé, à au moins 3 jours par semaine, (et vu l’ambiance actuelle, ça ne risque pas de changer tout de suite) et les méthodes de travail ont dû faire avec la distance. Le format de la réunion a dû évoluer pour s’adapter à ce monde d’après.
Et heureusement des outils sont apparus pour simplifier les usages.
Et l’expression loin des yeux près du cœur n’a jamais été aussi vraie ! … ou pas.

1/ Les grandes types de réunion

Une fois digitalisée, la réunion doit garder l’utilité originale : permettre aux équipes d’échanger et d’avancer ensemble.

On classe souvent les réunions dans 4 grands types, principalement selon l’objectif :

La présentation : la fameuse réunion où on vous expose les objectifs de l’année : aller sur la lune et le budget qui va avec : de quoi acheter un vélo sur le boncoin.
Le débat / La négociation : l’objectif est de construire un échange entre deux ou plusieurs parties afin d’arriver à une conclusion satisfaisante pour tous.
La résolution de problème : C’est un peu le même principe que le débat mais ça peut être un peu plus tendu. La règle d’or, c’est de rester factuel.
Le brainstorming : L’objectif est de créer des idées autour d’un sujet. Va

NLDR : Nous prendrons la liberté de rajouter une 5ème grande catégorie de réunion :
Celle qu’on se met à soi-même ou avec l’aide d’un complice, le vendredi soir de 16h à 17h pour éviter de se manger une réunion de dernière minute alors qu’on avait prévu de filer tôt en week-end.

Le medium de l’atelier en ligne n’exempte pas des règle de base de l’organisation d’une réunion
1/ présenter l’objectif de la réunion
2/ prendre des notes
3/ vous assurez que tout le monde participe et partage son avis.

2/ Les ateliers en ligne

Microsoft a publié un papier relatant une étude réalisée sur environ 4000 entreprises à propos de l’efficacité des réunions notamment avec ou sans vidéo.
Le résultat de l’étude est flagrant : Avec le support vidéo, les équipes considèrent que les réunions sont plus efficaces et surtout qu’elles sont plus intégrées à la discussion.
On notera tout de même le fait qu’il est primordial d’éduquer les participants à l’utilisation de la webcam et du micro…
NDLR à propos de cette étude : Ce papier a été rédigé uniquement par des chercheurs de Microsoft. Et N’a pas fait l’objet d’une peer-review. Cependant, étant donné la rigueur et la documentation du procédé mis en place, nous considérons que l’article est digne de confiance.

L’utilisation de la vidéo pour échanger avec des collaborateurs est le meilleur moyen si on ne peut pas faire de réunions présentiel.
Les deux alternatives sont
1/ Le coup de téléphone, et là on le sait, tout le monde en profite pour faire le ménage dans ses emails, voire carrément dans son logement.
2/ L’email, mais c’est moins facile pour échanger, surtout qu’en 2021, certains accusent encore leur boîte mail de “ne pas recevoir” les mails.

Si vous souhaitez davantage d’info sur l’impact des visio sur le “multitasking” durant une réunion, ce papier devrait vous intéresser.

3/ La mise en place

L’offre des outils permettant la tenue de réunion ou d’atelier en vidéo a explosé ces 2 dernières années.
Certaines entreprises ont été valorisées à plusieurs milliards alors que leur solution n’était clairement pas aboutie. Cette tendance de survalorisation trés américaine est en sur la fin.
Les startups ayant eu la bonne idée d’anticiper les problématiques de la visio-conférence.
Si vous êtes en mode bootstrap ou early-stage, vous pouvez vous débrouiller pour utiliser des services classique d’appel vidéo ou bénéficier de l’offre gratuite comme celle de Klaxoon

Nous conclurons avec la citation de Jason Fried, le fondateur de 37signal :
Les réunions doivent être comme le sel – une épice saupoudrée avec soin pour rehausser un plat, et non pas versée inconsidérément sur chaque fourchette. Trop de sel détruit un plat. Trop de réunions détruisent le moral et la motivation.