Président de SAS ou gérant de SARL : Quels frais votre entreprise peut-elle prendre en charge ?

Quand on dirige une entreprise, que ce soit une SAS, une SAS, une SARL ou une EURL , il est essentiel de bien comprendre les frais professionnels qu’on peut légalement faire supporter à la société. Cela permet à la fois de maîtriser ses coûts et d’éviter tout risque juridique en cas de contrôle.

Voici les frais courants pris en charge par votre société

Les repas et les frais de restauration

Le remboursement des frais de repas pour l’invitation d’un client, un fournisseur ou un partenaire est pris en charge par la société, à condition de conserver les justificatifs et d’indiquer le motif et les participants. À l’inverse, vos repas personnels quotidiens ne peuvent être intégralement remboursés, sauf dans des cas précis où un surcoût lié à l’activité est démontrable.

Les déplacements et transports

Les déplacements professionnels (rendez-vous clients, salons professionnels, déplacements ponctuels) sont remboursables par votre entreprise. Cela comprend billets de train ou avion, péages, parking et hôtel. Si vous utilisez votre véhicule personnel, vous pouvez opter soit pour un remboursement au réel (carburant, entretien avec justificatifs), soit utiliser les indemnités kilométriques officielles. Les trajets domicile-bureau ne sont généralement pas remboursés car considérés comme personnels.

Le matériel et les fournitures

Votre société peut régler directement les achats de matériel professionnel : ordinateur, smartphone, mobilier de bureau, logiciels, abonnements à des services professionnels (internet, téléphone, SAAS…).
La facture doit toujours être au nom de la société.

Les formations et documentation

Les formations liées à votre activité professionnelle ainsi que les abonnements à des revues ou des ouvrages professionnels sont déductibles si elles présentent un intérêt direct pour l’entreprise.

Les cadeaux d’affaires

Les cadeaux destinés à des partenaires professionnels sont admis s’ils restent raisonnables (inférieurs à 73 € TTC par bénéficiaire et par an).
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Les frais de bureau à domicile

Si vous travaillez depuis chez vous, une quote-part des frais du domicile (loyer, électricité, internet, assurance habitation) peut être remboursée proportionnellement à l’espace ou au temps utilisé à des fins professionnelles. Une convention écrite est fortement conseillée.

Les frais de création de la société

Les dépenses réalisées personnellement pour créer la société (frais juridiques, annonce légale, dépôt de marque) peuvent être remboursées par la société après sa création, sur justificatifs.

Conditions essentielles pour déduire vos frais

Trois conditions incontournables doivent être respectées :

• L’intérêt professionnel évident : chaque dépense doit servir clairement l’activité de l’entreprise.
• Justificatif obligatoire : conservez factures, notes détaillées. Un simple ticket CB est souvent insuffisant.
• Remboursement exact : les remboursements forfaitaires (hors barèmes officiels comme l’indemnité kilométrique) sont exclus pour les dirigeants.

Respecter ces conditions garantit la déductibilité de vos frais, réduit le bénéfice imposable de votre entreprise, et évite que ces remboursements soient assimilés à des revenus imposables personnellement.

Ce qu’il ne faut surtout pas faire

Certains comportements sont à éviter absolument :

• Abus de biens sociaux : utiliser les fonds de l’entreprise pour des dépenses personnelles est un délit sévèrement puni (amendes, voire prison).
• Frais mixtes non ventilés : si une dépense est à la fois professionnelle et personnelle (téléphone, véhicule), une ventilation claire est obligatoire. Sinon, un redressement est fréquent.
• Frais sans justificatifs : toute dépense non justifiée sera rejetée fiscalement et pourrait être requalifiée en revenu dissimulé.
• Dépenses interdites : impôts personnels, amendes, dépenses luxueuses sans lien professionnel (loisirs personnels, yacht…) sont systématiquement refusés par l’administration.

Exemples concrets : ce qui passe, ce qui coince

Frais généralement acceptés :

• Repas d’affaires justifiés par une facture
• Ordinateur ou smartphone professionnel au nom de l’entreprise
• Déplacement à un salon professionnel avec justificatifs
• Formation professionnelle directement liée à votre activité
• Quote-part du loyer du domicile affectée au bureau professionnel

Frais refusés ou risqués :

• Vacances personnelles déguisées en voyage d’affaires
• Achats du quotidien (courses personnelles) passés sur la société
• Véhicule d’entreprise utilisé personnellement sans déclaration d’avantage en nature
• Notes de frais forfaitaires non justifiées
• Cadeaux ou dépenses excessives sans justification professionnelle

Points-clés à retenir

• Engagez uniquement des dépenses strictement professionnelles.
• Conservez systématiquement les justificatifs.
• Évitez les remboursements forfaitaires : toujours rembourser à l’euro près.
• Ne confondez jamais patrimoine personnel et trésorerie d’entreprise.
• En cas de doute, sollicitez l’avis de votre expert-comptable.

En respectant ces bonnes pratiques, vous optimisez légalement vos frais professionnels tout en protégeant votre entreprise des risques fiscaux et juridiques !