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Le punchout, qu’est-ce que c’est ?

#blog Dernière mise à jour : 26/07/2021

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Le Punch Out est une technique appartenant à l’ensemble des solutions d’achats en ligne. Ce catalogue assure la connexion entre deux systèmes d’approvisionnement : celui du vendeur et celui de l’acheteur. Le but est de simplifier le processus de commande des produits. Les remises, les prix négociés ainsi que les frais de livraison sont intégrés dans ce procédé. Voyons comment tout cela fonctionne dans le détail.

Comment définir le Punch out ?

Le Punch out est une création de la plateforme américaine Ariba. Son utilisation à grande échelle intervient suite à son adoption par de grandes firmes mondiales telles Ivalua, Coupa ou encore Determine. Cette méthode permet de connecter les environnements d’achats d’un fournisseur au logiciel de gestion des achats en ligne d’une entreprise.

Par ce procédé, vos acheteurs peuvent accéder directement au site marchand de votre fournisseur pour sélectionner les produits à acheter et passer la commande par voie électronique. Dans ce type de transaction, ce sont les conditions préalablement négociées par les deux parties qui s’appliquent. Afin de lui donner un caractère légal et juridique, une telle transaction est matérialisée par la signature d’un contrat.

Les conditions sus évoquées font référence aux prix, aux remises et réductions éventuelles et même aux frais de port. Les données générées dans la demande d’achat sont ensuite exportées dans l’environnement d’achat de votre entreprise pour être traitées. Pour faire simple, le Punch out fait partie des solutions d’e-procurement. Celles-ci permettent de dématérialiser les procédures dans le cadre des transactions commerciales.

Zoom sur le fonctionnement du Punch out

La compréhension du fonctionnement de cet outil implique la prise en compte de deux facettes. La première, c’est son utilisation et la seconde a trait à son administration. Pour accéder au catalogue Punch out, vos équipes utilisent une interface qui connecte la solution ou le logiciel d’achat de votre entreprise au site e-commerce du fournisseur. C’est elle qui permet aux acheteurs d’accéder à l’offre négociée avec les fournisseurs.

Les produits sélectionnés sont automatiquement enregistrés dans un panier. Puis les données de la commande sont rapatriées dans la solution d’achat de votre entreprise. Cette opération automatique prend la forme d’une demande d’achat dont le traitement se fait en interne. Le circuit de validation englobe l’étape d’approbation suivie du paiement en ligne. L’envoi de la commande au fournisseur se fait de façon automatique.

Concernant l’administration, il faut savoir que la création et la mise à jour du catalogue Punch Out sont confiées au fournisseur. En effet, cet outil est connecté à leur système. Par ailleurs, en publiant les informations dans le catalogue, le fournisseur doit respecter certaines classifications, qu’elles soient spécifiques à l’entreprise ou standards. En outre, il doit assurer le reporting régulier des consommations et communiquer sur les éventuelles évolutions des prix des marchandises.

Quelques avantages du Punch out

La centralisation et le traitement automatique du processus de commande sont les principaux avantages du Punch out. Ce catalogue permet en effet de fluidifier les échanges entre les services achats et fournisseurs. Par ailleurs, les transactions standards peuvent s’avérer très coûteuses en raison de la lourdeur des procédures utilisées.

On estime le coût moyen d’une transaction de ce type à 95 euros. Comparée aux transactions électroniques qui coûtent en 65 euros à l’entreprise, une économie de 30 euros n’est pas négligeable. Si l’on tient compte du nombre de commandes passées en une année, on peut comprendre pourquoi de plus en plus, les entreprises optent pour la dématérialisation.

Un autre avantage du Punch out, c’est qu’il permet à votre entreprise d’obtenir des informations précises et détaillées sur chaque produit. Les données du catalogue portent en effet sur la nature des produits, leur disponibilité, les réductions éventuelles sans oublier les frais de port. La délégation de la maintenance et du reporting est aussi un avantage non négligeable du Punch out.

L’apport des méthodes d’e-procurement dans le développement des entreprises pendant la crise sanitaire

Grâce à l’e-procurement, les tensions du marché des approvisionnements ont pu être dissipées et les acheteurs ont réussi à reconquérir la confiance des fournisseurs. Ce climat d’apaisement a permis une relance rapide de la dynamique des achats grâce à l’optimisation des méthodes d’achats en ligne et le recours aux moyens de paiement électronique.

Les procédures d’approbation et de paiement ont ainsi été simplifiées au grand bonheur des fournisseurs à qui les ressources financières faisaient cruellement défaut. La même célérité est observée de la part des fournisseurs qui ne disposent plus d’aucune raison valable pour justifier les retards de livraison des commandes reçues.

En effet, outre le respect des délais de paiement devenu un principe cardinal pour nombre d’entreprises pendant la crise, certaines d’entre elles se sont même distinguées par un raccourcissement des délais en question. C’est cette façon de procéder qui a permis aux investisseurs de maintenir leur activité malgré la pandémie et, pour certains, d’améliorer leur niveau de productivité.